Pengertian Komunikasi Organisasi Definisi Menurut Para Ahli, Makalah, Jurnal, Arus, Jaringan -
Komunikasi Organisasi
- Beberapa penelitian mengungkapkan bahwa komunikasi menunjukkan
korelasi dengan pelaksanaan organisasi secara keseluruhan. Penelitian
Fred T. Allen mengungkapkan bahwa karyawan yang memiliki informasi yang
lebih baik akan menjadi karyawan yang baik pula.
Definisi Komunikasi Organisasi Menurut Para Ahli - Organisasi
merupakan suatu kesatuan atau perkumpulan yang terdiri atas
orang-orang/bagian-bagian yang di dalamnya terdapat aktivitas kerja sama
berdasakan pola dan aturan-aturan untuk mencapai tujuan bersama.
Bila organisasi dikaitkan atau diterapkan terhadap kelompok manusia, maka dapat disimpulkan bahwa
- Kelompok secara keseluruhan, mempunyai tujuan primer,
- Anggota kelompok bekerja sebagai suatu unit untuk mencapai sasaran primer mereka,
- Setiap individu mempunyai fungsi yang didesain yang memberikan
kontribusi melalui pencapaian tujuan atau sasaran,
- Pekerjaan setiap orang akan tidak mungkin atau tidak terlepas dari usaha-usaha orang lain,
- Setiap anggota berhubungan dengan anggota-anggota lain dari kelompok ini dengan cara khusus (Gerald, 19).
Komunikasi penting bagi organisasi dan informasi penting bagi komunikasi
yang efektif. Seseorang yang mengendalikan informasi akan mengendalikan
kekuatan organisasi. Struktur organisasi ditentukan oleh keefektifan
komunikasi. Ketika organisasi diharuskan mencapai tujuan, maka
anggota-anggota yang berada dalam strukturnya akan bekerja sesuai dengan
jabatan dan fungsinya untuk mencapai tujuan dimaksud. Setiap struktur
saling melengkapi dan mempengaruhi antara satu dengan lainnya.
Konsekuensinya, angggota-anggota di dalamnya akan saling berhubungan
melalui metode-metode pencapaian tujuan. Dengan demikian,
anggota-anggota organisasi tersusun ke dalam sistem yang saling
berhubungan yang mampu menginterpretasikan pesan, baik yang datang dari
anggota kelompok/organisai itu sendiri maupun yang datang dari luar,
atau mampu mengkomunikasikan sesuatu kepada siapa dan dengan cara apa.
Komunikasi dalam organisasi dapat terjadi dalam bentuk kata-kata yang
ditulis atau diucapkan, gesture, atau simbol visual, yang menghasilkan
perubahan tingkah laku di dalam organisasi, baik antara manajer-manajer,
karyawan-karyawan, dan asosiasi yang terlibat dalam pemberian ataupun
mentransfer komunikasi. Hasil akhirnya adalah pertukaran informasi dan
pengiriman makna atau proses aktivitas komunikasi dalam organisasi.
Secara spesifik aktivitas komunikasi organisasi ada tiga, yaitu:
- Operasional-Internal, yakni menstruktur komunikasi yang dijalankan
dalam sebuah organisasi dalam rangka mencapai tujuan-tujuan kerja.
- Operasional-Eksternal, yakni struktur komunikasi dalam organisasi
yang berkonsentrasi pada pencapaian tujuan-tujuan kerja yang
dilaksanakan oleh orang dan kelompok di luar organisasi.
- Personal, yakni semua perubahan insidental dan informasi dan
perasaan yang dirasakan oleh manusia yang berlangsung kapan saja mereka
bersama (Lewis, dalam Rahman, 2000:3).
Jaringan dan Arus Komunikasi Organisasi
a. Jaringan Komunikasi Organisasi
Jaringan merupakan sebuah sistem dari garis komunikasi yang berhubungan
dengan pengirim dan penerima di dalam sebuah fungsi sosial organisasi,
yang mempengaruhi prilaku individu yang bekerja di dalamnya dan posisi
individu yang bekerja dalam jaringan terebut serta memainkan peranan
kunci dalam menentukan perilaku, dan perilaku orang yang mereka
pengaruhi.
Lewis membagi 4 (empat) fungsi jaringan komunikasi, yaitu :
- Keteraturan jaringan,
- Temuan-temuan/inovatif jaringan,
- Keutuhan integratif/pemeliharaan jaringan, dan
- Jaringan informatif-instruktif. Tiap jaringan tersebut berhubungan
antara satu atau lebih tujuan pengorganisasian (misalnya, kecocokan,
penyesuaian, moral, dan institusionalisasi).
Keempat fungsi jaringan komunikasi tersebut dijelaskan sebagi berikut:
- Jaringan komunikasi yang teratur berhubungan dengan tujuan
organisasi mengenai jaminan kesesuaian untuk perencanaan, jaminan
produktivitas, termasuk kontrol-kontrol, pesanan-pesanan, bentuk-bentuk
perintah dan feed beck (umpan balik) sub ordinat dengan superior (yang
lebih tinggi dalam tugas aktivitas. Contoh: pernyataan kebijakan dan
aturan-aturan.
- Jaringan komunikasi inovatif berusaha keras untuk memastikan
adaptasi organisasi terhadap pengaruh internal dan eksternal (teknologi,
sosiologi, pendidikan, ekonomi, politik) dan dukungan terhadap
kelanjutan produktivitas dan keefektifan, termasuk pemecahan masalah,
adaptasi untuk perubahan strategis, dan proses implementasi ide baru.
Contoh: sistem sugesti dan pertemuan partisipasi pemecahan masalah.
- Jaringan komunikasi integratif/pemeliharaan termasuk perasaan
terhadap diri sendiri, gabungan (solidaritas) dan kerja yang secara
langsung berhubungan dengan tujuan organisasi, utamanya masalah moral
karyawan. Secara tidak langsung dihubungkan dengan institusionalisasi
yang melibatkan organisasi diri dan mengambil jarak terhadap
desas-desus, informal (tidak resmi), misalnya selentingan, pujian yang
berlebihan, dan promosi.
- Jaringan komunikasi informatif-instruktif bertujuan untuk menjamin
tujuan yang lebih cocok, sesuai, bermoral, dan institusional. Dengan
demikian akan meningkatkan produktivitas dan keefektifan. Hal ini
meliputi pemberian dan perolehan informasi tidak diasosiasikan dengan
jaringan komunikasi lain. Instruksi ini mensubordinasi persyaratan
pekerjaan lebih awal, sebagai contoh:catatan buletin, publikasi
perusahaan dan kegiatan pelatihan.
Memandang kondisi komunikasi organisasi sebagai jaringan informasi
mengimplikasikan hakikat dan dinamika prilaku. Selain itu dengan adanya
sistem komunikasi sebagai kelompok sub sistem, maka akan memudahkan kita
untuk mengetahui tentang keempat sub sistem yang utama tersebut.
b. Arus Komunikasi Organisasi
Pola komunikasi dan aktivitas organisasi sangat tergantung pada tujuan,
gaya manajemen, dan iklim organisasi yang bersangkutan, artinya bahwa
komunikasi itu tergantung pada kekuatan-kekuatan yang bekerja dalam
organisasi tersebut, yang ditunjukkan oleh mereka yang melakukan
pengiriman dan penerimaan pesan.
Berdasarkan fungsionalnya maka arus komunikasi yang terjadi dalam
organisasi formal terdiri dari arus vertikal (dari atas ke bawah dan
dari bawah ke atas) dan arus horisontal (lateral atau silang).
1. Arus Komunikasi Vertikal (Vertical Communication Flow)
a. Dari atas ke bawah (Downward Communication)
Komunikasi ini merupakan saluran yang paling sering digunakan dalam
oganisasi. Arus komunikasi ini adalah pengiriman pesan dari pimpinan
(supervisi) ke bawahan (subordinate). Arus ini digunakan untuk mengirim
perintah, petunjuk, tujuan, kebijakan, memorandum untuk pekerja pada
tingkat yang lebih rendah dalam organisasi. Masalah yang paling mendasar
adalah bahwa komunikasi dari atas ke bawah hanya mempunyai satu arah
saluran, yakni tidak menyediakan feedback (umpan balik) dari pekerja
dalam organisasi itu. Asumsinya adalah bahwa jika pekerja mengetahui apa
yang diketahui oleh manajer, maka mereka akan memaksakan diri untuk
menyelesaikan masalah organisasi/perusahaan. Artinya, informasi mengarah
pada pemahaman dan pemahaman menghasilkan tindakan-tindakan serta
penyelesaian yang diinginkan.
Menurut Katz dan Kahn (dalam Rahman, 2000) ada 5 jenis tipe khusus komunikasi downward, yaitu:
- Job Instruction (Instruksi Kerja), yakni komunikai yang merujuk pada penyelesaian tugas-tugas khusus.
- Job Rationale (Rasio Kerja), yakni komunikasi yang menghasilkan pemahaman terhadap tugas dan hubungan dengan pengaturan lainnya.
- Procedure and Practice (Prosedur dan Pelaksanaan), yakni komunikasi
tentang kebijakan-kebijakan, aturan-aturan, regulasi dan manfaat-manfaat
yang ada.
- Feedback (Umpan Balik), yakni komunikasi yang menghargai tentang bagaimana individu melaksanakan tugas-tugasnya dengan baik.
- Indoctrinations of goals, yakni komunikasi yang dirancang dengan
karakter idiologi yang memberikan motivasi karyawan tentang pentingnya
suatu missi organisasi secara keseluruhan.
Dua hal yang dapat terjadi berdasarkan tipe di atas adalah keterbatasan
dan ketidakjelasan. Beberapa alasan yang menyebabkan komunikasi dari
atas ke bawah tidak berjalan efektif adalah
- Terdapat ketidakjelasan dalam mendefinisikan tanggung jawab tentang komkunikasi dari atas ke bawah,
- Kurangnya pemahaman manajemen terhadap bawahannya,
- Manajemen tidak mempunyai waktu untuk mengetahui apakah teknik komunikasi yang mereka sajikan efektif atau tidak,
- Manajer tidak mengadakan pertemuan tatap muka antar supervisi dan non supervisi untuk membicarakan kondisi usaha dan pekerjaan,
- Kurangnya program pelatihan komunikasi dalam rangka mengajarkan
kepada manajemen personalia tentang seni dalam memahami aturan permainan
yang ada dan sasaran pekerja serta perbedaan sistem nilai yang ada.
Konsekuensi untuk menghindari terjadinya komunikasi yang tidak efektif
maka manajer harus lebih banyak mengadakan pertemuan dengan para
pekerjanya. Jika hal tersebut tidak dilakukan maka hasil yang muncul
dapat digambarkan sebagai berikut:
- Atasan gagal dalam menjelaskan tugas-tugas para bawahan atau gagal
dalam memberikan gambaran yang akurat tentang posisi mereka dalam
organisasi.
- Bawahan juga gagal memahami penjelasan yang diberikan, dan mungkin
mereka berada pada posisi tidak mampu atau tidak boleh mempertanyakan
hal tersebut.
- Manajer dan bawahan mungkin saja memiliki konflik tentang nilai.
Metode dasar komunikasi downward memiliki tiga elemen penting yang harus dipertimbangkan oleh manajer, yakni:
1. Menspesifikasikan sasaran untuk mengkomunikasikannya.
2. Memastikan bahwa isi dari komunikasi memiliki kualitas berikut:
- Akurasi
- Spesifikasi
- Kekuatan
- Orientasi dan penerima
- Simplisitas
- Tidak ada makna yang disembunyikan
3. Menerapkan teknis komunikasi yang paling baik dalam rangka mendapat pesan secara efektif antar para penerima.
Kunci utama dari komunikasi downward adalah bahwa pekerja harus bereaksi
secara lebih efejktif terhadap masalah-masalah yang mereka anggap
sebagai kepentingan paling personal terhadap atasannya.
Namun yang terpenting di sini adalah jika manajer dan pekerja ingin
mencapai tujuan dari peran-perannya secara jelas dan memperoleh
informasi yang akurat, maka setiap kelompok membutuhkan pemahaman
tentang arus komunikasi.
2. Komunikasi dari bawah ke atas (Upward Communication)
Komunikasi ini adalah komunikasi yang berasal dari bawahan (subordinate)
kepada atasan (supervisi) dalam rangka menyediakan feedback (umpan
balik) bagi manajemen. Para pekerja menggunakan saluran komunikasi ini
sebagai kesempatan untuk mengungkapkan ide-ide atau gagasan yang mereka
ketahui. Asumsi dasar dari komunikasi upward ini adalah bahwa pekerja
harus diperlakukan sebagai partner dalam mencari jalan terbaik untuk
mencapai tujuan. Komunikasi dari bawah ke atas akan menarik ide-ide dan
membantu pekerja untuk menerima jawaban yang lebih baik tentang masalah
dan tanggung jawabnya serta membantu kemudahan arus dan penerimaan
komunikasi dari bawahan ke atasan (manajer), yakni dalam hal ini
pendengaran yang baik menghasilkan pendengar yang baik.
Komunikasi upward memiliki lima tipe khusus, yaitu:
- Informasi tentang sikap pekerja, moral dan efisiensi yang berhubungan dengan kebijakan, perencanaan, dan maslah-masalah.
- Pengembangan yang signifikan dalam unit-unit kerja departemen.
- Kesalahan yang menurunkan efisiensi.
- Masalah tidak diketahui cara penyelesaiannya oleh pekerja.
Beberapa alasan yang menyebabkan komunikasi upward tidak berjalan efektif adalah:
- Banyak pekerja yang takut menganggap bahwa mengekspresikan hal-hal yang sebenarnya tentang perusahaan sangat berbahaya,
- Pekeja percaya bahwa jika mereka bertentangan dengan pimpinan, maka
hal itu akan menghalangi promosi. Kritik dan ekspresi sejenisnya
dipandang sebagai tindakan yang salah karena itu dapat membuat bawahan
kelihatan jelek di mata atasan,
- Pekerja yakin bahwa mereka tidak tertarik dengan masalah mereka.
Manajemen merupakan pengendali, berjalan berdasarkan pikirannya sendiri
terlepas dari jangkauan dan pemikiran para karyawan,
- Pekerja merasa bahwa idenya tidak dihargai,
- Pekerja yakin bahwa terdapat kekurangan dalam hal kemampuan dan tanggung jawab, dan
- Para pekerja percaya bahwa manajer tidak langsung menyelesaikan masalah.
Disamping itu kegagalan dalam komunikasi ini jika manajer menerima
informasi yang salah dari bawahan, yang disebabkan antara lain:
- Pekerja tidak mau supervisi mempelajari segala sesuatu secara aktual dan potensial mendiskreditkan pekerja,
- Pekerja biasa menekankan atau menonjolkan sumbangannya terhadap
perusahaan kepada atasan atau persaingannya dengan orang yang di bagian
lain dalam organisasi,
- Kegelisahan pekerja secara pribadi, permusuhan, aspirasi dan sistem
kepercayaan hampir selalu membentuk dan mewarnai interpretasi penerimaan
mereka terhadap apa yang telah mereka pelajari dan terima untuk
disebarkan, dan
- Pekerja saling bersaing untuk posisi manajer dan membiarkan para
manajer untuk melaksanakan wewenangnya secara profesional dalam
organisasi.
Tiga faktor yang secara konsisten berhubungan dengan komunikasi upward adalah:
- Bawahan mempercayai atasan,
- Persepsi bawahan bahwa atasan sangat mempengaruhi masa depan mereka kelak, dan
- Bawahan memobilisasi aspirasi.
Semua bawahan akan cenderung untuk mendistorsi komunikasi dari bawah ke
atas melalui struktur kewenangan, yang akan menciptakan partisipasi yang
lebih besar, kurang sekretif, dan bawahan merasa kurang tergantung pada
atasan.
Terdapat beberapa faktor yang dapat mengakibatkan munculnya iklim yang kondusif terhadap distorsi, diantaranya:
a. Struktur kewenangan dari organisasi.
Wewenang yang arbitrer dan lebih fleksibel cenderung akan meningkatkan
distorsi komunikasi dari bawah ke atas, nilai dan aturan-aturan yang
bertentangan, sekresi, dan ketertutupan supervisi merupakan kondisi yang
cenderung menciptakan perasaan gelisah dan tidak aman antar para
bawahan.
b. Kondisi persaingan yang kuat antar para bawahan.
Persaingan dalam bentuk kalah-menang atau saling bertentangan dapat
meningkatkan kegelisahan, ketidaknyamanan yang kemudian melahirkan
distorsi.
c. Distorsi komunikasi dari bawah ke atas.
Penanganan, pemunculan atau bentuk-bentuk lain dari distorsi informasi
yang dilakukan oleh pekerja menimbulkan pengaruh yang berbeda pada
bawahan.
d. Kondisi umum dari sinisme dan ketidakpercayaan dalam organisasi.
Iklim seperti ini dapat melahirkan perasaan tidak aman yang selanjutnya menjadi distorsi.
Konsekuensi untuk menghindari terjadinya distorsi
komunikasi
maka manajer harus mampu mendorong terjadinya sebuah arus informasi
yang bebas dari bawah ke atas dan menyelesaika beberapa hal, misalnya
meningkatkan gambaran kerja, masalah-masalah, perencanaan, sikap, dan
perasaan dari pekerja. Di samping itu yang harus dilakukan
manajer, diantaranya adalah:
- Mempersiapkan diri dalam segala hal untuk mendengar kabar baik maupun kabar buruk,
- Keluar dari kantor dan memeriksa bagaimana segala sesuatu berjalan dan
- Mengembangkan seni pendengaran terhadap orang yang tepat.
Manajer yang mengisolasikan diri dari distorsi komunikasi akan cenderung mendapatkan masalah.
2. Arus Komunikasi Horisontal
Komunikasi ini merupakan arus pengiriman dan penerimaan pesan yang
terjadi antar pimpinan/supervisi maupun antar bawahan/pekerja. Hasil
dari beberapa studi mengungkapkan bahwa sekitar 2/3 dari organisai yang
ada menggunakan arus komunikasi ini. Komunikasi horisontal dikenal
sebagai komunikasi lateral atau silang dan merupakan arus dan pemahaman
yang paling kuat dalam komunikasi.
Komunikasi
ini berfokus pada koordinasi tugas, penyelesaian masalah, pembagian
informasi, dan resolusi konflik. Banyak pesan akan mengalir pada semua
lini/garis tanpa melalui penyaringan.
Komunikasi horisontal sangat penting bagi pekerja pada tingkat bawah
untuk selalu berkomunikasi antara supervisi/atasan maupun antara
bawahan.
Lewis, Philip. Tanpa tahun.
Teori Organisasi dan Komunikasi. Terjemahan oleh Gazali Rahman. 2000.